Si has fatigado tu cerebro con muchas decisiones, no funcionará muy bien para tareas más difíciles. Y si sólo tienes 15 minutos antes de tu próxima cita, empezar un proyecto grande sólo va a hacerte llegar tarde.

¿Entonces por qué estos hechos no se ven reflejados en nuestras listas de qué hacer?

“No todas las tareas son iguales,” dice Mike Vardy. “Mientras que nuestros días laborales se vuelven más complicados, necesitamos formas eficientes para enfocarnos en las cosas que importan.”

Lo que esto requiere es organizar nuestros quehaceres por contexto, para que podamos relacionar nuestras tareas con los recursos que tenemos disponibles y la prioridad que debemos darles para que se hagan.

Organizando por energía:

Nuestras mentes tienen cierto limite de recursos: Tim Ferriss nos recuerda que no malgastemos nuestros neurotransmisores mientras que Mihaly Csikszentmihalyi dice que tenemos unos 150 mil millones de bits de atención que podemos usar en nuestras vidas.

Nuestro nivel de energía de cada día tiene picos y valles. Con investigaciones que indican ciclos de 90 minutos de producción máximo y mínimo mientras que nuestro criterio sufre con cada decisión que tomamos.

Entonces, en lugar de luchar contra una tarea muy compleja cuando estás agotado, relaciona tus capacidades con lo que tienes que tener hecho. Puedes empezar con tres niveles:

  • Energía alta: mucha energía mental como si estuvieras primero preparando un boceto para un proyecto.
  • Energía normal: una cantidad moderada, como si estuvieras siguiendo un proceso que ya había empezado.
  • Energía baja: las cosas fáciles como buscar tu buzón de entrada.

Se trata del tiempo

Organizar tu lista por tiempo del día es útil si necesitas delimitar tus días entre primarios y secundarios.

Digamos que tu empresa subsiste de proyectos secundarios, como B-Reel que ha convertido proyectos secundarios en productos como los coches de control remoto controlados por la mente y sitios web de lugares para escaparte el fin de semana. Asignar proyectos como estos a la tarde temprano o para las ultimas horas del día para hacer el trabajo exploratorio desde tu casa.

Se trata de prioridades

David Allen dice que la prioridad es la parte más importante de hacer bien tu trabajo. Dwight Eisenhower sabía esto y lo aplicaba a tal grado que su método de prioridades se conoce ahora como el método de Eisenhower.

Eisenhower y el Dr. Stephen Covey son acreditados con la idea de separar tu lista de qué hacer en cuatro categorías:

  1. Urgente e importante: cosas que tienes que hacer de inmediato y son cruciales para tus metas, como resolver una gran crisis.
  2. Urgente y no importante: cosas que tienes que resolver inmediatamente pero no ayudan a seguir con tus metas.
  3. No urgente, pero importante: cosas cruciales para tus metas pero que no tienen que resolverse luego luego. A menudo como proyectos como escribir un libro que son muy fáciles de postergar.
  4. No urgente y no importante: distracciones que se pueden ignorar o cancelar sin gran consecuencia. Otros podrán querer que los hagas, pero no te acercan a tus metas. Tienes que aprender a proteger tu tiempo de estos.

Publicado por Othón Vélez O’Brien.